PENGANTAR MANAJEMEN- Fungsi fungsi Manajemen

9:36 AM |

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Pendahuluan
Terdapat beberapa fungsi-fungsi menejemen yang dikemukakan para pakar, Fungsi fungsi manajemen menurut beberapa parapakar adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan mengikuti suatu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Pendapat lain bahwa fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Fungsi-funngsi Manajemen Dari Beberapa Pakar
Fungsi-fungsi manajemen berkembang terus menjadi melebihi empat buah (banyak).
Luther Gullick: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (Penyusunan pegawai); Pembinaan kerja; Pengkoordinasian; Pelaporan; Pengawasan; Anggaran.
George Terry: Perencanaan; Pengorganisasian; Penggerak (Actuating); Pengawasan.
James Stone: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan.
Kootz dan Donnel: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (Penyusunan pegawai), Pembinaan kerja; Pengawasan.
Richard Griffin: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan.
Earnest Dale: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (penyusunan pegawai) Presentasi; Pengawasan.
Hendry Foyal: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan.
Lyndall Urwick: Peramalan; Perencanaan; Pengorganisasian; Pemberikomando; Pengkoordinasian; pelaporan; Pengawasan.
Fungsi-fungsi manajemen dari yang dikemukakan para pakar itu bila di rekapitulasi adalah sebagai berikut: Peramalan; Perencanaan; Pengorganisasian; Penggerak; Pimpinan; Pemberikomando; Staf (Penyusunan pegawai); Pembinaan kerja; Pengkoordinasian; Pelaporan; Presentasi; Pengawasan; Anggaran.
Uraian ringkas fungsi-fungsi manajemen
Berikut paparan mengenai fungsi-fungsi manajemen secara ringkas sebagai berikut:
Peramalan/Perkiraan (Forecasting)
Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan perkiraaan/ taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Siapa yang membutuhkan manajemen dan mengapa manajemen diperlukan

Manajemen dibutuhkan oleh semua orang,kelompok,ataupun organisasi untuk mengatur ,merencanakan segala hal untuk dapat hasil yang baik di kemudian.Untuk mencapai tujuan tersebut, manajer perlu menjaga keseimbangan antara tuntutan yang bertentangan dari para pemangku kepentingan organisasi. Stakeholders adalah semua orang, yang memiliki saham dalam keberhasilan organisasi, termasuk karyawan, pemilik, pelanggan, kreditur dan lain-lain. Pemilik mencari pengembalian yang memuaskan atas investasi mereka, karyawan yang ingin membayar baik dan kondisi kerja yang nyaman, manajemen juga harus menyenangkan pelanggan, karena tanpa mereka perusahaan akan memiliki tujuan kecil, kreditur, pemasok, asosiasi perdagangan juga harus dipertimbangkan. Jadi, manajemen harus menyeimbangkan kepentingan kelompok yang berbeda.

Manajemen juga dibutuhkan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk mendapatkan hal-hal yang dilakukan dengan benar. Seorang manajer yang efisien adalah orang yang mendapat output lebih tinggi relatif terhadap input (tenaga kerja, bahan, uang, mesin dan waktu). Efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang paling cocok dan langkah-langkah yang tepat untuk mencapainya. Artinya, manajer yang efektif pilih hal yang benar untuk dilakukan dan metode yang tepat untuk membuat mereka dilakukan.

Perencanaan (Planning)
Kegiatan seorang manejer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana, berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya. Perencanaan (planning) menunjukan bahwa para manajer memikirkan tujuan dan kegiatannya sebelum melaksanakannya. Kegiatan mereka biasanya berdasar suatu cara, rencana, atau logika, bukan asal tebak saja.
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana, merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencanaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1) Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2) Mengapa tindakan itu harus dikerjakan ?
3) Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4) Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5) Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6) Bagaimana cara melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner, Planning adalah proses menetapkan sasaran/tujuan dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. Proses menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.
Organisasi (Organizing)
Organisasi (Organizing) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran. Bila di tinjau dari proses, maka proses itu adalah proses menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan diatur dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan dapat bekerja secara efektif.
Pengorganisasian atau Organizing berarti mdenciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi satu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Aktual (Actuating) Menggerakkan
Mengerakkan atau actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja denagn seidirinya atau penuh kesadaran secara brsama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal in yang dibutuhkan adalah kpemimpinan (leadership)
Pimpinan (Leading)
Pekerjaan leading meliputi empat kegiatan yaitu: 1) Mengambil keputusan. 2) Mengadakan komunikasi agar terjadi saling pengertian antara manajer dan bawahan. 3) Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak. 4) Mengkoordinasi kegiatan
Pengarahan (Directing/Commanding)
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasinya.
Motivasi (Motivating)
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, inovasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.
Inovasi (Inovation)
Inovasi adalah Proses atau hasil pengembangan atau pemanfaatan/mobi-lesasi pengetahuan, keterampilan (termasuk keterampilan teknologis) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan sosial).
Koordinasi (Coordinating)
Koordinating atau pengkoordinasian merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
Kendali (Controlling)
Kendali, sering juga disebut Pengawasan, Controlling atau, sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen beru-pa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.
Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai dan mengndalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah dmi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
Laporan (Reporting)
Adalah suatu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pimpinan yang lebih tinggi.
Staf (Staffing)
Staf merupakan suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.
Fungsi Operasional Manajemen
Pada pelaksanaannya, fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan menurut tahapan tertentu akan sangat berbeda jika didasarkan pada fungsi operasionalnya. Operasional adalah proses penentuan pengamatan kegiatan yang dapat diamati, berarti apa yang dilakukan/diamati.
Secara opersional, fungsi perencanaan untuk sumber daya manusia akan sangat berbeda dengan fungsi perencanaan untuk sumber daya alam. Demikian pula jika dilihat dari jenis organisasinya.
Dalam manajemen organisasi kegiatan/usaha (bisnis), dapat dibedakan secara garis besar menjadi fungsi-fungsi sebagai berikut: 1) Manajemen Sumber Daya Manusia. 2) Manajemen Produksi. 3) Manajemen Pemasaran dan 4) Manajemen Keuangan
Manajemen Sumber Daya Manusia pada pelaksanaan usaha adalah yang mengelola pelaksana/pekerja (orang).
Manajemen Produksi pada pelaksanaan usaha adalah yang mengelola kegiatan memproduksi produk
Manajemen Pemasaran pada pelaksanaan usaha adalah yang mengelola, mendata dan mencari pembeli/pelanggan.
Manajemen Keuangan pada pelaksanaan usaha adalah yang mengelola uang usaha yang diperoleh dari penjualan produk atau pinjaman dari badan lain dalam pelaksanaan kegiatan usaha.
Lingkaran Spiral
Aktifitas fungsi-fungsi manajemen menurut Islam, merupakan sesuatu yang berulang-ulang, menyerupai lingkaran (siklus) atau berbentuk seperti lingkaran ulir atau spiral maju kedepan yang selalu mengarah kepada perbaikan. Kejadian ini dijelaskan pada surat Alam Nasyrah [94] 5 sampai 7.
Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan (5). Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan (6). Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain (7).
Berulang perkataan sesudah kesulitan itu ada kemudahan (ayat 5 dan 6). Ini berarti suatu siklus. Satu siklus dikerjakan dengan sungguh-sungguh, kemudian dikerjakan pula siklus kedua dengan sungguh-sungguh (ayat 7).
Pada surat ini jelas terlihat penting melakukan pekerjaan dengan berulang-ulang dan sungguh-sungguh, sehingga diperoleh hasil yang lebih baik dari pengalaman pekerjaan pertama begitulah seterusnya. Artinya untuk jenis produk yang sama tentu didapatkan kesulitan, kemudian dilakukan perbaikan dan dikerjakan dengan sungguh-sungguh diproleh hasil yang lebih baik begitulah seterusnya. Hasil perbaikan akan menghilangkan beban, memberikan kemudahan, kelapangan dan meningkatkan mutu produk karena pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh dari menyelesaikan kesulitan dari produk tersebut.
Perhatikan aktifitas fungsi-fungsi manajemen yang terkenal adalah POAK. Telihat merupakan sesuatu yang berulang-ulang, menyerupai lingkaran (siklus) yaitu POAK-evaluasi (perbaikan)-POAK-evaluasi (perbaikan)-POAK dan seterusnya maka terjadi berbentuk seperti lingkaran ulir atau spiral maju kedepan yang selalu mengarah kepada perbaikan.
Kejadian ini bila diperhatikan mengikuti ayat-ayat Al Qur’an surat Alam Nasyrah [94] ayat 5 sampai 7 dilengkapi dengan langkah Dan hanya kepada Tuhan mulah hendaknya kamu berharap (8). Langkah ini tidak terdapat pada POAK.
Mudah-mudahan paparan diatas dapat menjadi masukan dalam menjalankan Usaha/Orgabisasi/bisnis.
Baca juga Manajemen pada kategori ber “usaha” yok, sebagai pembuka/dasar memahami fungsi-fungsi manajemen

Tingkatan Manajemen

Setiap manajer pada tingkat yang berbeda berurusan dengan hal-hal yang berbeda pula. Salah satu cara mengambarkan perbedaan itu adalah dengan mengelompokkan para manajer sebagai berikut:

Kelompok Eksekutif; para eksekutif menangani hubungan perusahaan dengan lingkungan luarnya. Mereka menangani persoalan-persoalan yang berkaitan dengan posisi perusahaan, kebutuhan pelanggan, dan masyarakat.
Manajer Menengah; memusatkan perhatian pada perencanaan dan menjaga pengoperasian sistem dan prosedur di dalam perusahaan. Tugas mereka adalah memastikan bahwa perusahaan beroperasi secara efektif dan efisien. Setiap unit bekerja secara sinkron untuk mencapai tujuan perusahaan.
Manajer Supervisi; para supervisor berurusan dengan pelaksanaan pekerjaan secara langsung dengan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas melalui pengarahan dan balikan (feedback) yang efektif dan efisien.

Karena setiap manajemen memiliki fungsi dan titik berat masing-masing, ada kemungkinan terjadinya konflik. Misalnya, Manajer Menengah mungkin sekali mendesain suatu sistem atau prosedur baru yang berhasil baik bagi hampir semua karyawan. Contoh lain, para eksekutif mungkin memiliki rencana pemasaran jangka panjang yang menyebabkan para Manajer Menengah harus mengubah sistem operasi. Hal ini dapat menimbulkan pekerjaan dan perhatian ekstra dari para Manajer Menengah. Adakalanya para Manajer Menengah atau supervisor merasa bahwa keputusan yang diambil para eksekutif tidak masuk akal. Dengan kata lain, perubahan yang terjadi dalam perusahaan akan mempengaruhi semua tingkat manajemen. Kemungkinan dapat terjadi konflik diantara tingkat manajemen. Namun, komunikasi yang terpelihara dengan baik diantara semua tingkat manajemen dalam suatu perusahaan akan dapat mencegah atau menanggulangi konflik yang terjadi.

1. Manajemen Tingkat Atas (Top Management)
Manajemen tingkat atas merupakan tingkatan tertinggi dalam piramida manajemen, yang terdiri dari eksekutif puncak dalam organisasi. Termasuk kedalam top management, antara lain direktur utama, presiden, wakil presiden, gubernur, wali kota, dan rektor. Manajemen puncak menggunakan waktunya untuk membuat rencana jangka panjang perusahaan.

2. Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management)
Manajemen tingkat tengah berada di tengah-tengah hierarki organisasi. Mereka bertanggung jawab atas manajer lain yang memiliki tingkatan lebih rendah dan kadang-kadang terhadap beberapa karyawan operasional. Manajemen tingkat menengah bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. Beberapa tugas manajemen tingkat menengah, antara lain menentukan berapa banyak jumlah salesman untuk suatu wilayah, menentukan peralatan untuk pabrik baru perusahaan atau menilai hasil kerja karyawan yang berada dibawah mereka. Mereka juga bertanggung jawab terhadap manajer yang lebih senior. Termasuk dalam manajemen tingkat menengah, antara lain kepala divisi, kepala bagian, kepala seksi, kepala cabang dan dekan.

3. Manjemen Lini Pertama (First Line Management)
Tingkatan paling rendah dalam sebuah organisasi yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan orang lain yang disebut manajemen lini pertama atau tingkat pertama. Mereka tidak perlu mengawasi manajer lain. Mereka bertanggung jawab secara terperinci atas hasil kerja karyawan yang berada dibawah mereka dan harus mengevaluasi setiap hari bahkan setiap jam. Mereka juga bertanggung jawab untuk menerapkan rencana manajemen tingkat menengah di lapangan. Termasuk dalam manajemen lini pertama, antara lain supervisor, pengawas, pelatih, dan foreman.

Pada tingkatan manapun, manajer harus memiliki kemampuan untuk berhasil, termasuk kemampuan bekerja di dalam tim, kemampuan untuk membuat rencana dan melaksanakan rencana jangka panjang, keberanian mengambil risiko, dan keahlian interpersonal.

Secara mendasar, keahlian dalam manajemen dibagi menjadi tiga, yaitu sebagai berikut.

1. Keahlian Teknis (Technical Skill)
Keahlian teknis merupakan kemampuan manusia untuk menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan dalam bidang khusus. Keahlian teknis sangat dibutuhkan oleh manajer di lini pertama karna mereka sering terlibat dengan para pekerja yang mengoperasikan mesin, para salesman, atau bahkan para programmer yang membutuhkan pegarahan untuk menyelesaikan tugas yang kompleks.

2. Keahlian Interpersonal (Interpersonal Skill)
Keahlian interpersonal berarti keahlian untuk bekerja sama, memahami, dan memotivasi orang lain sebagai individu atau dalam kelompok. Termasuk dalam keahlian ini, antara lain kemampuan untuk berkomunikasi, memimpin, memberi motivasi kepada pekerja lain untuk menyelesaikan tugas. Mereka juga harus berinteraksi dengan atasan mereka serta orang lain di luar wilayah kerjanya.

3. Keahlian Konseptual (Conseptual Skill)
Keahlian konseptual mengacu pada kemampuan untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan semua kepentingan dan aktivitas organisasi. Keahlian ini sangat penting bagi manjemen puncak. Kemampuan seorang manajer untuk naik ke puncak yang lebih tinggi juga tergantung pada kemampuannya untuk memahami peran kerja departemen lain seperti keuangan, marketing, personalia, dan lain-lain.

Selain keahlian teknis, keahlian interpersonal dan keahlian konseptual, ada empat keahlian tambahan lain yang harus dimiliki oleh seorang manajer. Empat keahlian tersebut adalah sebgai berikut.

1. Keahlian Diagnosis
Seorang manajer harus bisa menganalisis suatu masalah dalam organisasi dan mengembangkan solusinya. Apabila seorang manajer tidak bisa mendiagnosis suatu masalah maka ia bukanlah manajer yang baik.

2. Keahlian Komunikasi
Seorang manajer harus mampu menyalurkan ide dan informasi kepada orang lain serta menerima ide dan informasi dari orang lain dengan baik sehinngga ia mampu mengkoordinasikan pekerjaan kepada rekan kerjanya. Tanpa komunikasi yang baik, tidak akan bisa terjalin kerja sama yang baik.

3. Keahlian Manajemen Waktu
Manajer yang baik biasanya memiliki pengaturan waktu yang baik juga. Seorang manajer harus bisa memprioritaskan pekerjaan untuk bekerja secara efisien dan untuk membagikan pekerjaan ke anak buah secara tepat.

4. Keahlian Pengambilan Keputusan
Manajer yang baik adalah manajer yang mampu mengambil keputusan. Setelah mendiagnosis suatu permasalahan, seorang manajer harus bisa mengambil keputusan yang tepat untuk menyelesaikan suatu masalah.

PENDEKATAN MANAJEMEN ADMINISTRATIF

Pendekatan Manajemen Administratif adalah pendekatan yang berpusat ,pada prinsip2 yang dapat digunakan oleh manajer untuk koordinasi kegiatan dlm organisasi.

Pendekatan ini menitik beratkan pada para manajer (Top Level Theory).

1) Pendekatan Kontingensi(Pendekatan Situasional)

Pdkt ini menekankan bahwa tindakan manajerial yang tepat tergantung pada universal yang dapat diterapkan dalam segala situasi organisasi (lingkungan organisasi).

Satu pendekatan barangkali efektif digunakan dalam mengatasi masalah pada situasi tertentu tetapi tidak tepat lagi pada situasi yang lain. Situasi yang dimaksud disebut variable kontingensi.

Selain manusia dan informasi, sumber daya yang dapat menjadi modal penting dalam suatu organisasi adalah organisasi itu sendiri. Tujuannya adalah Untuk membentuk visi, misi, nilai-nilai, dan strategi membentuk satu kekuatan dalam satu kultur kinerja (performance culture) sehingga energi seluruh komponen dapat fokus pada pencapaian tujuan strategis yang telah digariskan merupakan modal penting dalam proses manajemen sumber daya. Fleksibilitas tiap-tiap komponen organisasi untuk mengarahkan fokus strateginya ke sasaran utama organisasi perlu terus dikembangkan sebagai modal/kemampuan internal organisasi yang sangat penting (organization capital).

4. tangible resources : sumberdaya yang berwujud, ex : orang, mesin, peralatan. Intangible resouces : sumberdaya yang tidak berwujud, ex : waktu, tenaga, kemampuan..